Центр бизнес услуг (ЦБУ) ТМК-Синара, созданный всего год назад в Екатеринбурге, претендует на звание лидера на рынке комплексных административных услуг для промышленных предприятий. Бизнес-процессы компании должны быть максимально автоматизированы. «В ближайшем будущем планируется внедрить пять роботов, способных помогать кадровикам и бухгалтерам», — рассказал генеральный директор ЦБУ ТМК-Синара Денис Шипицын. Что такое ЦБУ ТМК-Синара Центр бизнес-услуг ТМК-Синара был создан в апреле 2021 года. Новая структура взяла на себя ряд вспомогательных бизнес-процессов Трубной Металлургической Компании (ТМК) и Группы Синара — кадровые вопросы, бухгалтерский, налоговый учет и формирование отчетности, финансовое сопровождение, юридическая поддержка. Как следствие — компании смогли сосредоточиться на своей основной деятельности. А процессы, перешедшие к ЦБУ, были организованы по-новому. В результате их удалось серьезно оптимизировать — и с точки зрения затрат, и с точки зрения ускорения работы. ЦБУ сформировали в рекордные сроки: всего за несколько месяцев было разработано штатное расписание, часть персонала перевели в новую структуру из офисов предприятий, часть взяли «со стороны». Для всех провели переобучение. В очень сжатые сроки был внедрен специальный IT-инструмент, с помощью которого удалось оцифровать весь бумажный документооборот, было настроено взаимодействие между заводами и новой структурой. Сейчас ЦБУ включает в себя 34 фронт-офиса, которые расположены на территории обслуживаемых предприятий и работают с первичными документами, а также бэк-офисы в Екатеринбурге и Челябинске, которые являются центром компании — здесь обрабатывается вся поступающая с предприятий информация, проводятся транзакции, составляется отчетность. Главные вызовы первого года работы Как рассказал Денис Шипицын, в качестве пилотных предприятий для передачи бизнес-процессов в новую структуру были выбраны штаб-квартира ТМК, входящие в ТМК Синарский трубный завод (СинТЗ) и предприятие «ТМК-Инокс», а также входящие в Группу Синара «СинараПромТранс» и «Тяговые компоненты». Несмотря на все сложности — пандемию и вызванные ею ограничения — первый и последующие этапы проекта прошли успешно. Сейчас ЦБУ ведет 27 предприятий, на которых трудится свыше 40 тысяч человек. «Конечно, один из главных вызовов — это пандемия. Мы оперативно выводили сотрудников на дистант. Убеждали в необходимости вакцинации и получили практически 100% коллективный иммунитет. Обеспечивали техникой, настраивали доступы к удаленным местам, вводили контроль исполнения задач в домашних условиях. Активно шел набор сотрудников, но рынок труда был сложным, кандидатов мало. Кадровый блок активно включился в работу: повышали бренд ЦБУ как работодателя, участвовали в федеральном мероприятии „Время карьеры“, рассказывали о преимуществах и возможностях», — прокомментировал Шипицын. Еще одним вызовом стала реорганизация путем присоединения к ЦБУ центра МФЦ-Эксперт, обслуживавшего такие крупные предприятия ТМК, как Челябинский трубопрокатный завод (ЧТПЗ) и Первоуральский новотрубный завод (ПНТЗ). Команда провела большую аналитическую работу и выработала оптимальную схему присоединения. Она завершится в мае 2022 года. «Итог первого года работы команды ЦБУ был оценен высоким уровнем показателя удовлетворенности клиентов. Для нас было важно не только сохранить качество и сроки подготовки отчетности, но и выстроить партнерские доверительные отношения с клиентами. Успешная реализация поставленных задач — результат совместной работы бизнеса и ЦБУ» -, подчеркнула директор Дирекции учета и отчетности Гузалия Гареева. «В результате командной работы, начиная с 1 апреля 2021 года, сотрудники ЦБУ ТМК-Синара обеспечивали качественное ведение учета, сформировали годовую отчетность, успешно прошли аудит за 2021 год, а завод смог больше концентрироваться на выполнении основных производственных задач», — прокомментировал управляющий директор СинТЗ Вячеслав Гагаринов. Директор Дирекции по сопровождению сервисов управления персоналом ЦБУ ТМК-Синара Ольга Корнева отметила и работу новой структуры в области найма персонала. Она также оказалась эффективной. «За прошедший год штат компании вырос до 700 сотрудников, а после завершения процедуры реорганизации ЦБУ путем присоединения „МФЦ-Эксперт“ и принятия на обслуживание компаний следующей волны численность к середине 2022 года составит более 1 000 человек. Отдел по управлению персоналом применяет различные методики привлечения молодежи, в частности реализован комплекс мероприятий по продвижению HR-бренда ЦБУ как работодателя. Стажерская программа, стартовавшая в ЦБУ в конце 2021 года, помогает интегрировать молодое поколение в бизнес-процессы организации и пополнять штат молодыми специалистами», — рассказала Ольга Корнева. Зачем компании роботы «Фишка» нового ЦБУ ТМК-Синара — в ориентации на автоматизацию и роботизацию. За счет этого компании удается максимально оптимизировать бизнес-процессы. Так, с самого начала работы в Центре был введен единый электронный архив OpenText, который позволил оцифровать бумажный документооборот. Интеграция Электронного архива с учетной системой позволила существенно расширить возможности автоматизации и роботизации учетных процессов. В рамках обеспечения контрольных процедур, оптимизации рутинных процессов запущен проект по применению робота по мониторингу статуса замены копий на оригиналы документов, проставления признака для целей налогового учета, рассылка уведомлений в адрес ответственных лиц. Также в ЦБУ запустили процесс автоматического учета рабочего времени персонала с использованием электронной платформы «1С-Битрикс24», интегрированной с SAP ERP. Еще один проект — по автоматизации управления бизнес-услугами на базе BPM-системы Creatio, реализуемый совместно с Департаментом информационных технологий ТМК. Завершается масштабный проект по переходу на электронный документооборот по продажам внутри контура ТМК, что позволит кардинально сократить количество бумажных документов, сроки их подготовки и отражения в учете. Кроме того, сейчас в компании внедряются роботы, которые возьмут на себя обработку электронных листов нетрудоспособности, подготовку и рассылку отчетов по сверхурочной работе сотрудников, загрузку банковских выписок и ряд другого функционала. Как выбиться в лидеры Сейчас перед ЦБУ ТМК-Синара стоят грандиозные планы на будущее: компания планирует стать лидером на рынке бизнес-услуг в России. Для этого необходимо приложить колоссальные усилия. «Необходимо обеспечить перевод процессов по всем предприятиям проекта, интегрировать „МФЦ-Эксперт“ в структуру, обеспечить автоматизацию и роботизацию процессов в соответствии с портфелем. Рассчитываем запустить второй этап проекта по созданию электронного архива, внедрить Личный кабинет сотрудника, который будет предоставлять больше возможностей по удобному и оперативному решению вопросов», — очертил перспективы Шипицын. Он отметил, что огромное внимание будет уделяться сотрудникам ЦБУ. Их уровень компетенций будет постоянно повышаться. Новые специалисты также будут максимально квалифицированы: ТМК подписала соглашения с Уральским федеральным университетом и Уральским институтом управления — филиалом РАНХиГС для совместной подготовки кадров для ЦБУ и развития стажерской программы.